Das Thema Nachhaltigkeit ist in aller Munde und geht natürlich auch an unserer Kanzlei nicht spurlos vorüber. Im Zuge einer Erweiterung bzw. Schulung eines neuen Tools unserer Software BMD haben wir erhoben, wie viele Dokumente sich mittlerweile in unserem elektronischen Archiv befinden.
Seit rd. 20 Jahren werden Dokumente in unserer Kanzlei nur mehr in elektronischer Form aufbewahrt. Ziemlich gleichzeitig mit der Umstellung auf den EURO hieß es in unserem Arbeitsalltag scannen statt kopieren. Mittlerweile gehört auch das größtenteils der Vergangenheit an, da wir papierlos arbeiten und daher gar nicht mehr gescannt werden muss, sondern die Dokumente direkt in das elektronische Archiv wandern. Ohne den Zwischenschritt des Papiers.
Seit mehr als 2 Jahren forcieren wir das Thema der digitalen Buchhaltung ganz stark und verarbeiten auch in diesem Bereich mittlerweile rd. 6.000 Belege (Eingangsrechnungen unserer Klienten) im Monat zur Gänze digital und archivieren diese Belege ebenfalls elektronisch.
Nun wollten wir wissen, wie viele Dokumente mittlerweile auf diesen Wegen in unserem elektronischen Archiv gelandet sind. Wir haben nicht schlecht gestaunt, als wir das Ergebnis gesehen haben.
Kanzleidokumente: 414.256 (interne Dokumente, Klientenverträge, -Bilanzen, -Buchhaltungsauswertungen, -Lohnzettel,...)
sämtliche Dokumente 1.105.738 (inkl. Buchhaltungsbelege unserer Mandanten)
Dabei haben wir uns noch ein kleines Rechenbeispiel erlaubt. Wenn man davon ausgeht, dass ein Dokument aus durchschnittlich 2 Seiten besteht und in einen herkömmlichen Ordner 600 Blatt Papier passen, entspricht das rd. 3.700 Ordnern, bzw. rd. 80 Billy-Regalen.
Durch die papierlose Buchhaltung werden diese Zahlen in Zukunft rasant ansteigen und sich unser Beitrag zum Thema Nachhaltigkeit enorm vergrößern.
Gehen wir diesen Weg gemeinsam weiter, es zahlt sich aus!
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